第一、管理者安排工作的六个步骤

管理者安排下属工作，需要遵循六个基本步骤。除了必要的步骤之外，管理者在安排工作之前，还要进行六点前提性思考，同时，还要注意每个步骤的意义和价值。

(一)六个前提

【资料图】

1. 适当：压担子可以，但不能超过能力太多，否则，下级就会认为，反正无论怎么干都完不成，索性就不干了。

2. 可控：要想避免管理失控，必须有过程检查。说检查而不检查，就没人关注结果了。要确保进度、质量、均衡、协作、改进等五个方面都在掌控之中。

3. 带责：责权利对等，这是基本常识。但是，往往下级在领受任务的时候，要的是权力，要的是利益，淡化的是责任。安排工作时，要把责任强调一下。

4. 整体：要有大局观和整体概念，上级不是只有一个下级，他也不是只有一项工作。上级要做好平衡，避免鞭打快牛，失去公平。

5. 信任：既然交给他去做，就不要干扰他的指挥或操作，充分信任下属。否则，就会降低他在同事中的威望。

6. 考绩：无论如何，上级都要有强烈的结果意识，告知下级你要的结果是什么，同时，如何评估结果，也要想清楚。

(二)六个步骤

1. 解释工作的重要性：上下级因为不在一个层面，对同一问题的认识存在较大差异，因此，上下级必须统一思想，达成共识，形成共鸣。

2. 说明上级的要求：明确提出要求，设定具体标准，以此作为工作检查的依据和考核的标准。

3. 界定职权范围：什么能干，什么不能干，必须明确说明，不能越权行事。因为越权之后，上级就要去救火、去善后。

4. 协商最后限期：就完成任务的日期进行磋商，但上级也要清楚，有些日期是不可谈的，视情况而定。

5. 听听对方的反应：前四个步骤，基本上是上级在主导，下级是否完全理解，需要上级进一步确认和澄清。

6. 跟踪控制：商定纠偏措施，比如下级拿不准的时候可以来请教上级。上级与下级约定沟通时间，以避免出现赶工现象。

(三)六点意义

以上六个步骤都有其必要性，分述如下：

1. 形成共鸣：思想上达成共识，上下保持一致

2. 设定标准：有标准就便于追踪，也便于考核

3. 防止越权：监督先斩后奏、胆大妄为的下级

4. 控制进度：任务的截止日期早于上级的底线

5. 澄清误解：上下级确认沟通事项，防止误解

6. 纠正偏差，避免赶工：监控过程，保持均衡

(四)总体框架

正因为上级作了六点前提性思考，才有了六个步骤的安排，也正因为认识到了每个步骤的意义和价值，才不会厚此薄彼。

总之，安排工作的时候要“视险而估，量力而行”，先评估风险，然后，根据对下级成熟度（心理上和工作上都需要成熟）的判断，决定把工作委派给谁。

第二、深度安排工作的五个层次

在上级自己认为已经安排完工作的时候，员工可能会有五种心理活动：

(1）还是不知道怎么干；

(2）我感觉不到成长；

(3）对我不公平；

(4）这项工作没有价值；

(5）压力太大了，不想干。

针对员工的这些心理活动，上级要有相应的对策：让员工知道怎么做、感觉到成长、觉得挺公平、认为有价值、感觉没压力。

层次一：下属知道怎么做；上级行为：细化安排

有的员工在上级按照六个步骤安排完工作之后，依然一头雾水、不知从何入手。这就要求上级在安排工作时，有点耐心，做好解释工作，对于能力弱的员工，工作安排要更具体一点：比如工作怎么开展，把标准和步骤讲清楚。

层次二：下属感觉到成长；上级行为：提供帮助

有的员工说，新工作，新项目，有很多意想不到的困难，我们不知道怎么处理。在工作开始之前，上级要为下级考虑到困难和挑战，提供必要的工具、方法；在工作开始之后，上级要注意跟踪，及时发现问题，为下级提供必要的信息及其他资源。

层次三：下属觉得挺公平；上级行为：统一标准

有的员工认为，领导就是看我好说话，看我能干，所以总是把别人不愿意干的工作推给我。这就是在鞭打快牛，下级有不公平感是很正常的。这就要求上级在分配任务时要公平，要对工作进行整体性安排，做好工作量的平衡。

层次四：下属认为有价值；上级行为：大局意识

有的员工看不到工作的意义，认为总是在重复同样的事情，没有积极性。这就要求上级和下级进一步沟通、启发他们的大局意识：他的工作对其他岗位的影响；他的工作对整体目标的价值。当员工意识到自己的重要性的时候，往往就有了积极性。

层次五：下属感觉没压力；上级行为：缓解压力

有的员工说，我不是不愿意干，我真的是很忙啊，根本没时间处理新工作，我压力好大呀！面对这种情况，上级要和员工一起分析一下，看看工作方法上是否存在问题，或者思维方式需要改进。这种情境，往往是培育员工的好时机。如果每次安排工作，都会出现上述状况，上级会非常累！因此，团队领导者在平时要注意提员工的工作能力、激发他们的工作意愿！

第三、管理者安排工作时的六种口气

除了遵循上述六个步骤和采取必要的对策，上级管理者在安排工作时，还要注意六种口气。

1、吩咐

吩咐不是命令，通常使用陈述句式，比如，请小宋在9月10日前统计好各类客户的数量，以便做好中秋节的客户答谢工作。上级的态度要温和，体现出亲切感。

2、请托

请托即托付，使用陈述句式：小张，这件事还得再辛苦你一趟，上次你处理得很好！这样的表达方式，体现了上级对下级的尊重和体谅。

3、询问

使用问句：这件事情我想请你去做，可以吗？询问，这种表达方式有和下级商量的意味。上级知道这项工作有难度，这种口气体现了上级对下级的关心和体谅。

4、暗示

暗示，往往使用陈述句式：这项工作事关重大，必须要派一位责任心强的员工去。这种表达方式充分体现了上级对下级的信任和肯定，往往有很好的激励效果。

5、征求

征求，往往使用问句：你看去HW公司谈判，谁去比较好呢？这种口气往往带有征询的意味，体现了上级对下级的尊重和信任。

6、严厉

严厉，往往使用感叹句式：事情不能一拖再拖，务必要在本周五下班前完成！严厉的口气，意味着不容商量，没有讨价还价的余地，显示了上级的决心，体现了严肃和郑重。

当今的职场，越来越要求平等对话，尽量不要使用命令的口气，职场毕竟不是军队！

(完)

关键词：